Databehandleraftale

Aftale om behandling af personoplysninger

Præambel

Denne databehandleraftale gælder, når ChalkHands behandler personoplysninger på Organisationens vegne efter databeskyttelsesforordningen (GDPR). Bilag A-D er en del af databehandleraftalen.

Parterne

Organisationen: den organisation, der har accepteret licensvilkårene (dokument 01). Organisationen er dataansvarlig.

ChalkHands: ChalkHands ApS · CVR-nr. 46773691 · [email protected]. ChalkHands er databehandler.

1. Organisationens forpligtelser og rettigheder

1.1. Organisationen har ansvaret for, at behandlingen er lovlig.

1.2. Organisationen har ansvaret for, at der er udtrykkeligt samtykke, når den behandler helbredsoplysninger. ChalkHands stiller samtykkeskærmen og dokumentationen af samtykket til rådighed. Organisationen beslutter, hvornår der bedes om samtykke, og har ansvaret for, at det er gyldigt.

1.3. Personer under 15 år kan ikke oprettes som brugere. Organisationen har ansvaret for oplysninger om personer under 15 år, fx ved offentlig booking.

2. ChalkHands handler efter instruks

2.1. ChalkHands behandler kun oplysningerne efter Organisationens dokumenterede instruks (bilag A og C), medmindre EU-ret eller dansk ret kræver andet. I så fald giver ChalkHands Organisationen besked først, medmindre loven forbyder det af hensyn til vigtige samfundsinteresser.

2.2. Mener ChalkHands, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, giver ChalkHands straks Organisationen besked.

3. Fortrolighed

3.1. Personer, der behandler oplysningerne for ChalkHands, har tavshedspligt.

3.2. Organisationens teammedlemmer arbejder efter Organisationens instrukser, og Organisationen har ansvaret for deres fortrolighed. De accepterer en fortrolighedserklæring over for Organisationen (dokument 08), når de får adgang.

4. Sikkerhed

4.1. ChalkHands beskytter oplysningerne med passende sikkerhedsforanstaltninger, som minimum dem i bilag C.2.

5. Brug af underdatabehandlere

5.1. Organisationen giver ChalkHands en generel godkendelse til at bruge underdatabehandlere (leverandører, ChalkHands bruger til at behandle oplysningerne). De nuværende står i bilag B.

5.2. ChalkHands giver Organisationen besked mindst 30 dage, før en underdatabehandler tilføjes eller udskiftes. Organisationen kan gøre indsigelse, før ændringen træder i kraft.

5.3. Kan parterne ikke blive enige om en indsigelse, kan Organisationen opsige licensvilkårene, så de ophører, når ændringen træder i kraft. Organisationen får da forudbetalte beløb for perioden derefter forholdsmæssigt tilbage. Opsiger Organisationen ikke, før ændringen træder i kraft, gælder ændringen også for Organisationen.

5.4. ChalkHands pålægger ved kontrakt hver underdatabehandler de samme databeskyttelsespligter som i databehandleraftalen. ChalkHands er fuldt ansvarlig over for Organisationen for, at underdatabehandleren overholder dem.

6. Overførsel uden for EU/EØS

6.1. Oplysninger overføres kun til lande uden for EU/EØS eller til internationale organisationer efter instruksen i bilag C.4.

7. Bistand til Organisationen

7.1. ChalkHands hjælper Organisationen med at besvare anmodninger fra de personer, oplysningerne handler om, når de bruger deres rettigheder. ChalkHands hjælper også med sikkerheden, brud på persondatasikkerheden, konsekvensanalyser og høring af Datatilsynet.

7.2. Hjælpen er gratis. Går den væsentligt ud over det sædvanlige, kan ChalkHands tage rimelig betaling, dog aldrig ved brud på persondatasikkerheden.

8. Besked om brud på persondatasikkerheden

8.1. ChalkHands giver Organisationen besked om brud på persondatasikkerheden uden unødig forsinkelse, efter at ChalkHands er blevet opmærksom på bruddet. Beskeden indeholder de oplysninger, ChalkHands har, og som Organisationen skal bruge til at anmelde bruddet.

9. Sletning og tilbagelevering af oplysninger

9.1. Når licensvilkårene ophører, sletter ChalkHands alle oplysninger, der er behandlet på Organisationens vegne, tidligst 30 og senest 90 dage efter ophøret, og bekræfter det skriftligt. Det gælder ikke, hvis lovgivning kræver, at oplysningerne opbevares.

9.2. Efter ophøret kan Organisationen selv hente oplysningerne på platformen, indtil de er slettet. Beder Organisationen senest 60 dage efter ophøret ChalkHands om at udlevere dem, leverer ChalkHands dem senest 30 dage efter anmodningen, og altid før de slettes, i et maskinlæsbart format til Organisationen eller til den, Organisationen skriftligt udpeger.

9.3. Oplysninger i sikkerhedskopier slettes, når kopierne udskiftes, og senest 180 dage efter ophøret. Gendanner ChalkHands fra en sikkerhedskopi, slettes klienter, brugere og organisationer, der allerede var slettet, igen. Det samme gælder oplysninger, der blev slettet, fordi et samtykke blev trukket tilbage.

10. Revision og inspektion

10.1. ChalkHands giver Organisationen de oplysninger, der er nødvendige for at vise, at ChalkHands overholder databehandleraftalen. ChalkHands medvirker til revisioner og inspektioner, som Organisationen eller en revisor, Organisationen har bemyndiget, gennemfører. Inspektion kræver mindst 30 dages varsel, sker i normal arbejdstid, og Organisationen betaler sine egne omkostninger.

11. Andre forhold

11.1. Ved modstrid går databehandleraftalen forud for andre aftaler mellem parterne. Andre aftalte forhold, fx erstatningsansvar, står i bilag D.

12. Ikrafttræden og ophør

12.1. Databehandleraftalen træder i kraft, når Organisationen accepterer den på platformen, og gælder, så længe ChalkHands behandler oplysninger på Organisationens vegne.

12.2. Ændringer af databehandleraftalen sker sådan:

• Ændringer i underdatabehandlere følger pkt. 5.
• Bedre sikkerhedsforanstaltninger end dem i bilag C.2 kræver ingen ny version.
• Udvider ChalkHands formålet, typerne af personoplysninger eller de grupper af personer, oplysningerne handler om, eller fjerner ChalkHands en foranstaltning i bilag C.2, kræver det Organisationens accept på platformen.
• Andre ændringer udgives som en ny version. Varsel og accept følger licensvilkårenes pkt. 10.

13. Kontaktpersoner

13.1. Beskeder til Organisationen sendes pr. e-mail til dens administratorer. Har den ingen administrator med en e-mailadresse, sendes de til kontaktadressen i Organisationens privatlivspolitik og ellers til dens øvrige teammedlemmer. Beskeder til ChalkHands sendes til [email protected].

Bilag A — Oplysninger om behandlingen

A.1. Formål: at levere platformen til Organisationens træning og coaching af klienter (fx booking og træningsprogrammer).

A.2. Behandlingens art: indsamling, opbevaring, brug og sletning af oplysningerne.

A.3. Typer af personoplysninger

• Navn og kontaktoplysninger.
• Bookinger og træningsoplysninger.
• Beskeder.
• Teammedlemmers roller og tilgængelighed.
• Billeder og video.
• Helbredsoplysninger.

A.4. De personer, oplysningerne handler om:

• Organisationens klienter;
• Organisationens teammedlemmer;
• andre personer, Organisationen registrerer, fx modtagere af dens e-mails og personer på dens billeder og video.

A.5. Varighed: indtil licensvilkårene ophører. Derefter gælder pkt. 9.

A.6. Afgrænsning: Parterne er ikke fælles dataansvarlige. Databehandleraftalen gælder kun oplysninger i Organisationens arbejdsområde (fx klientkartotek og bookinger) og Organisationens adgang til det, klienter har delt med den. For oplysningerne på brugernes egne ChalkHands-konti er ChalkHands selvstændigt dataansvarlig, se privatlivspolitikken (dokument 03). De slettes ikke efter pkt. 9.1.

Bilag B — Underdatabehandlere

B.1. Organisationen godkender underdatabehandlerne i ChalkHands' underdatabehandlerliste (dokument 05) i den version, der gælder, når Organisationen accepterer databehandleraftalen, og i en version, der da allerede er varslet. Den gældende liste står på ChalkHands' hjemmeside.

Bilag C — Instruks

C.1. Omfang: behandlingen i bilag A, kun for at levere platformen.

C.2. Sikkerhed (minimum, tilpasset et højt risikoniveau):

• Al trafik over internettet krypteres (TLS).
• Oplysningerne er krypteret under opbevaring.
• Adgang tildeles individuelt. Felterne til helbredsoplysninger er låst, indtil den person, oplysningerne handler om, selv har givet samtykke på platformen.
• Hver organisations oplysninger holdes adskilt.
• Oplysningerne bruges ikke til at træne AI-modeller og gives ikke videre til markedsføring, analyse eller reklame.
• Sikkerhedskopier er krypterede og opbevares i højst 90 dage. Tabte oplysninger kan genskabes fra den seneste.
• Foranstaltningerne evalueres jævnligt.

Foranstaltningerne bygger på en dokumenteret risikovurdering, som gentages, når opsætningen ændres væsentligt.

C.3. Opbevaring:

C.4. Placering og overførsel: Behandlingen sker som udgangspunkt inden for EU/EØS. Oplysninger overføres kun uden for EU/EØS til underdatabehandlerne i bilag B, på det grundlag, der står i underdatabehandlerlisten. Andre overførsler kræver Organisationens skriftlige godkendelse på forhånd.

Bilag D — Andre forhold

Erstatningsansvar følger licensvilkårenes pkt. 9.

Dokumentversion 1.0 · gældende fra 29. oktober 2026

Permanent link til denne version: https://chalkhands.app/legal/dpa/1.0
Indholdshash: dfd9e303030bade23aca3c86274f83b39c5cb7f0b9245370c98630ed1b70de91